Moderne organisationer bruger rigtig meget tid på møder, seminarer, konferencer og lignende. Desværre svarer udbyttet ikke altid til de ressourcer, der bliver brugt. Årsagerne er især upræcis planlægning og uprofessionel afvikling.
Mødeleder
Derfor har jeg specialiseret mig i at lede strategisk vigtige møder, så mine kunder får opfyldt deres mål med arrangementet. Jeg sørger hele tiden for at holde den røde tråd ud fra en på forhånd besluttet drejebog og samtidig leve mig ind i, hvor deltagerne er henne i processen og hele tiden aktivere dem. Jeg foretager også undervejs improvisationer, når det er nødvendigt og bruger humor som et middel til at forbedre stemningen.
I rollen som mødeleder lægger jeg vægt på troværdighed, overblik, tidsstyring, gennemslagskraft og kommunikation. Jeg bestræber mig på hele tiden at optræde neutralt og samtidig være empatisk og respektfuld over for alle mødedeltagere uanset deres bidrag og synspunkter.
Tilrettelæggelse af mødet
Opskriften på et vellykket møde er udover en professionel mødeleder en præcis og vejovervejet planlægning mellem arrangørerne og mig som mødeleder.
Mit omdrejningspunkt i planlægningen er en tjekliste, der består af en række åbne spørgsmål til arrangørerne. Ud fra svarene på disse og andre spørgsmål udarbejder jeg en drejebog og et deltagerprogram. Blandt spørgsmålene er fx:
- Hvad er jeres mål med arrangementet? Hvad er den ønskede effekt?
- Hvilken form for output har I brug for?
- Hvem er deltagerne? Hvad er deres forventninger?
- Hvilke erfaringer har de med lignende arrangementer og processer?
- Hvornår vil det være bedst at afholde arrangementet? Ligger tidspunktet fast?
- Er der nogen milepæle inden?
- Hvor lang tid kan vi bruge på selve arrangementet? Hvor meget må det koste?
- Hvor skal det foregå?
- Hvordan sikrer vi en tilstrækkelig alsidig stimulering af deltagerne?
- Har vi brug for oplægsholdere eller andre optrædende gæster?